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Eine spirituell geprägte Sitzungskultur entwickeln

FreiRaumZeit

In kirchlichen Gremien ist in den letzten Jahren eine wachsende Sehnsucht nach einer spirituellen Leitungskultur festzustellen. Damit sich diese Sehnsucht in wirkliches Gotteserleben im Gremienalltag wandeln kann, bedarf es konkreter Orte, Räume und Zeiten. Angesichts der mehr als übervollen Tagesordnungen hilft es, diese einmal kritisch zu durchleuchten, zu priorisieren und zu sichten. So können durch diese Methode spirituelle Freiräume gewonnen werden.

Terminieren (wichtig, aber nicht dringend), Erledigen (wichtig und dringend), Verwerfen (weder wichtig noch dringend), Delegieren (nicht wichtig, aber dringend)

Anwendungshinweise

Grundgedanke Im Kern dieser Methode geht es um die zentrale Frage: Was muss überhaupt im Gremium bearbeitet werden und was kann delegiert werden?

Methode Die Moderation (M) erklärt das Schaubild. Die Dringlichkeit bezieht sich dabei auf die Tagesordnungspunkte (TOP), die zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen. Die Wichtigkeit bezieht sich auf den Grad der Nähe zur Vision und Beauftragung des Gremiums.

Sammlung Auf Zuruf werden alle TOPs der letzten Sitzungen des Gremiums von M auf Karten notiert und auf einer Pinnwand befestigt. Je spezifischer, desto besser.

Kategorisierung Das Gremium bespricht, in welche der vier Kategorien
jede einzelne Kartennennung fällt.

Ergebnis

  1. Dringend und wichtig – wird prioritär bearbeitet.
  2. Wichtig, aber nicht dringend – wird mit Terminvorgaben
    für das Abarbeiten versehen.
  3. Nicht wichtig, aber dringend – oft Erwartungen von außen.
    Was kann abgewehrt oder delegiert werden?
  4. Weder wichtig noch dringend – Zeitfresser werden zu Gunsten
    einer FreiRaumZeit aufgegeben.
Achtsame Kommunikation

In der Gremienarbeit kann es Spannungen geben, da unterschiedlichste Überzeugungen, berufliche Erfahrungen, Glaubensprägungen und Werte aufeinander treffen. Gemeinsam erarbeitete Kommunikationsregeln können dazu verhelfen, dass sich diese Vielfalt für die gemeinsame Arbeit konstruktiv und wertvoll auswirkt. Wird eine spirituelle Leitungskultur angestrebt, bedarf es solcher Regeln als Schutzraum, um sich geistlich öffnen und mitteilen zu können.

Kommunikationsregeln

Ein Gespräch kann gelingen, wenn ich…

  • persönliche und vertrauliche Informationen nicht nach außen trage.
  • aufmerksam und wohlwollend zuhöre und um Verstehen bemüht bin.
  • bemüht bin, zum Gelingen der Sitzung Konstruktives beizutragen.
  • für meine Beiträge Verantwortung übernehme und in „Ich-Form“ rede.
  • Verallgemeinerungen vermeide und so konkret wie möglich rede.
  • Kritik konstruktiv formuliere sowie in einem angemessenen Ton spreche.
  • bereit bin, im Sitzungsverlauf meine Gedanken neu an Gott zu orientieren.
  • signalisiere, wenn ich dem Gespräch nicht mehr folgen kann (z.B. Ärger, Konzentration).
  • Interpretationen von anderen Beiträgen meide und mitteile, was sie in mir ausgelöst haben.
  • Seitengespräche vermeide und meine Beiträge direkt in die Gruppe einbringe.
  • ausdrücke, was das Thema oder der Beitrag für mich persönlich bedeutet.
  • kompromissbereit bin und Beschlüsse auch dann mittrage, wenn ich dagegen gestimmt habe.

Gruppenarbeit

  • Jedes Gremienmitglied hat die Kommunikationsregeln schriftlich vor sich.
  • Diskussion über die Vorlage. Wo stimmen Sie zu? Was fehlt Ihnen? Was möchten Sie ergänzen?
  • Einigen Sie sich darauf, was Ihre Regeln sein sollen.
  • Hängen Sie die Regeln gut sichtbar im Sitzungsraum auf.
Impulsgeber:in

In der Gremienarbeit ist die Sitzungsleitung vielfach gefordert, da sie die Inhalte der Diskussion verfolgt, die sachliche Prozessebene beobachten und aktiv gestalten muss. Hier unterstützt der/die Impulsgeber:in, welche:r seinerseits/ihrerseits darauf achtet, dass im Gremium eine gelingende Kommunikation miteinander und mit Gott gepflegt wird. Seine/ihre Aufgabe erstreckt sich von Anwältin für das Einhalten der gemeinsamen Gesprächsregeln bis zum „Sachwalter für Geistliches“ (Hundertmark).

Anwendungshinweise

Hintergrund

  1. Sitzungsvorbereitung. Manchmal fallen Überlegungen für einen spirituellen Input der dringlich-sachlichen Vorbereitung der Tagesordnungspunkte zum Opfer.
  2. Sitzungsverlauf. Meinungen können hart aufeinander prallen, es entstehen zwischenmenschliche Spannungen oder es herrscht einfach Ratlosigkeit.

Funktion und Aufgaben

  1. Sitzungsvorbereitung. Der/die Impulsgeber:in wählt Methoden aus, wie die spirituelle Ausrichtung der Sitzung gefördert und in der Tagesordnung verankert werden kann.
  2. Sitzungsverlauf. Der/die Impulsgeber:in beobachtet die Gesprächsatmosphäre, unterbricht mit einer Karte „Unterbrechung“ die Sitzung, wenn diese zu hitzig wird.

Aufgabenklärung

  1. Die Rolle des/der Impulsgeber:in muss im Gremium besprochen und institutionell verankert werden – ähnlich der Rolle des/der „Achtgeber:in“ in der Organisationsberatung.
  2. Welche Rolle soll er/sie in der Sitzungsvorbereitung und im Ablauf der Sitzung spielen?
  3. Wird die Rolle immer wieder neu vergeben oder von einem Teammitglied übernommen?

Ideen aus der Toolbox

  1. Sitzungsvorbereitung. Biblischer Leitsatz, TOP-Gebet, Tagesordnung trifft auf Bibelgebet, Im Wort ruhen, Vaterunser-Gebetszeit.
  2. Sitzungsverlauf. Achtsame Kommunikation, Klärende Stille, Resonanzrunde, Hörendes Innehalten, Atempause.
Engagierte Gelassenheit

Erfolgreiche Gremienarbeit lebt davon, dass sich ihre Mitglieder engagiert, innerlich frei und offen äußern, gleichzeitig aber auch innerlich gelassen anderen zuhören und durch vorbehaltloses Wahrnehmen anderer Sichtweisen den eigenen Standpunkt verändern können. Hingegen erschweren innere Festlegungen, Vorurteile und Machtansprüche ein konstruktives Miteinander. Eine engagierte Gelassenheit – im Sinne der ignatianischen Indifferenz – möchte durch Selbstreflexion und Fokussierung auf Gott eine Haltung der inneren Freiheit verstärken.

Anwendungshinweise

Vorarbeit Diese Methode kann überall dort in einen Entscheidungsprozess eingeschoben werden, wo 2 oder 3 Problemlösungsalternativen deutlich herausgearbeitet wurden.

Alternative 1 Eine persönliche Reflexionszeit mit anschließendem Austausch in einer Resonanzgruppe über die Gründe, die FÜR die Alternative 1 sprechen. Anschließend wieder eine Reflexion mit Austausch über die GEGEN-Gründe der Alternative 1.

Alternative 2 und 3 Dasselbe Vorgehen wie bei Alternative 1.

Anmerkung Dieses Vorgehen macht auch dann Sinn, wenn Gründe FÜR die 1. Alternative zugleich Gründe GEGEN die 2. Alternative sind.

Fragen für die persönliche Reflexion. Diese Fragen werden für alle gut sichtbar gemacht.

  1. Was löst das Nachdenken über die Gründe in mir aus? Erwartung, Skepsis, Freude? Warum?
  2. Was sind meine tieferen Motive für meine Gründe? Prestige, Gestaltungswille, Macht?
  3. Bin ich gegenüber allen Gremienmitgliedern innerlich frei? Blockieren Aversionen, Ambitionen oder Abhängigkeiten?
  4. Möchte ich Gott etwas sagen? Meine Wut, Sorge, Unverständnis, Freude?

Weiterarbeit Nach diesem Vorgehen arbeitet das Gremium in seinem gremienspezifischen Abstimmungsprozess weiter.

Variation

Austausch am Ende der Sitzung: „Wie ist es Ihnen in der Reflexionszeit und der Resonanzrunde ergangen?“